Datenverarbeitung bei Verträgen und Bestellungen

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die
G. Pohl-Boskamp GmbH & Co. KG, Kieler Straße 11, 25551 Hohenlockstedt,
Telefon: 04826/59-0, E-Mail: info@pohl-boskamp.de („Pohl-Boskamp“, „uns“ oder „wir“).

Wir stehen mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber in einer Geschäftsbeziehung, sind dabei, eine Geschäftsbeziehung anzubahnen, verhandeln über einen Vertrag oder haben einen Vertrag geschlossen, führen diesen durch oder wickeln ihn ab. Dafür erheben, verarbeiten und speichern („verarbeiten“) wir personenbezogene Daten von Ihnen.

1. Umfang der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten von Ihnen folgende Daten

  • Ihren Namen, 
  • Ihre beruflichen Kontaktdaten, 
  • Ihren Beruf und ihre berufliche Position,
  • ggf. Ihren Arbeitgeber, 
  • falls Sie einen Vertrag unterschreiben, Ihre Unterschrift.

Außerdem verarbeiten wir Daten zu den wechselseitig geschuldeten Leistungen, insbesondere 

  • Daten zu den von Ihnen erbrachten Leistungen und Arbeitsergebnissen,

  • Ihre Zahlungsdaten oder die Ihres Arbeitgebers.

     

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Verträge vorzubereiten, abzuschließen und zu erfüllen, insbesondere, um die geschuldeten Leistungen zu erbringen, z.B. Waren zu liefern, Arbeitsergebnisse zu erstellen und Zahlungspflichten zu erfüllen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die Vorbereitung und Erfüllung des Vertrages, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. 

Wenn Sie nicht selbst Vertragspartner, sondern bei einem Vertragspartner beschäftigt oder für einen Vertragspartner unterschriftsberechtigt sind, stützt sich die Datenverarbeitung auf unser berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein Interesse daran, Verträge mit Unternehmen, Vereinen, Einrichtungen und Organisationen anzubahnen, abzuschließen, durchzuführen und zu dokumentieren.

Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage eines Gesetzes, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, insbesondere aufgrund steuer- und handelsrechtlicher sowie regulatorischer Vorgaben. Entsprechende Vorgaben ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung, dem Einkommensteuergesetz oder dem Arzneimittelgesetz.

Weiterhin verarbeiten wir Ihre Daten zum Zweck des Vertragsmanagements, zu Beweiszwecken, auch im Falle eines Rechtsstreits, und zu internen Archivierungszwecken zu dokumentieren. Dies dient der Wahrung unseres berechtigten Interesses, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse besteht darin, Verträge jederzeit finden und verwenden zu können, um unsere eigenen vertraglichen Verpflichtungen erfüllen und unsere Ansprüche geltend machen zu können. Die Bedienung der Vertragsmanagement-App ist geregelt und der Zugriff auf einzelne Verträge auf diejenigen beschränkt, die mit den Verträgen arbeiten.

 

3. Dauer der Verarbeitung

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Bei Verträgen ist das in der Regel der Fall, wenn der Vertrag oder die Geschäftsbeziehung beendet ist und sämtliche Ansprüche verjährt sind. Wenn wir personenbezogene Daten speichern, weil wir dazu rechtlich verpflichtet sind, werden die Daten auch nach Verjährung sämtlicher Ansprüche so lange aufbewahrt, wie es sich aus der rechtlichen Verpflichtung ergibt. Kommt es zu einem behördlichen Verfahren oder einem Rechtsstreit wegen des Vertrages oder der Geschäftsbeziehung, werden die Daten bis zum Ende des Verfahrens bzw. des Rechtsstreits aufbewahrt.

 

4. Datenweitergabe

Bei der Vorbereitung, beim Abschluss und bei der Durchführung der Verträge bedienen wir uns teilweise externer Dienstleister, z.B. Agenturen, Consultants und ähnliche Dienstleister.  Als elektronisches Unterschriftsystem verwenden wir u.U. AdobeSign. Diese Dienstleister verarbeiten Daten nur gemäß unseren Weisungen und unter unserer Kontrolle. 

Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten und zur Wahrung unserer berechtigten Interessen setzen wir außerdem Dritte ein wie z.B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Wirtschaftsauskunfteien und Inkassodienstleister, Hostinganbieter, Bankinstitute und Postdienstleister. Dabei handelt es sich um die Inanspruchnahme fremder Fachleistungen bei eigenständig Verantwortlichen.

Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen kann es erforderlich sein, dass wir Verträge und Unterlagen aus den Vertragsverhandlungen einer zuständigen Behörde im In- oder Ausland, insbesondere einer arzneimittelrechtlichen Aufsichtsbehörde, einem Beliehenen, z.B. einer im Medizinprodukterecht vorgesehenen benannten Stelle, oder einem Gericht vorlegen müssen. Dabei handelt es sich um eigenständig Verantwortliche.

 

5. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit bei der Nutzung einzelner Dienstleister oder Softwarelösungen personenbezogene Daten in Länder außerhalb des EWR übermittelt werden, für die kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, oder ein Zugriff aus solchen Ländern nicht ausgeschlossen werden kann, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau durch geeignete Garantien sicher.

Die Adobe Inc., San Jose, CA., ist die Muttergesellschaft der Adobe Systems Software Ireland Limited (Adobe Ireland), die die Anwendung AdobeSign herausgibt. Sie ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Die EU-Kommission hat dem EU-U.S. Data Privacy Framework in einem Angemessenheitsbeschluss ein angemesses Schutzniveau bescheinigt.

 

6. Ihre Rechte

a) Recht auf Auskunft 
Nach Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und eine Datenkopie zu verlangen.

b) Recht auf Berichtigung 
Nach Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

d) Recht auf Datenübertragbarkeit
Nach Art. 20 DSGVO haben Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

d) Recht auf Löschung
Nach Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.


e) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung 
Nach Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.  Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.


Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

  • Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
  • Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
     

f) Widerspruchsrecht
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, können Sie sich auf dem üblichen Kommunikationsweg oder per E-Mail an datenschutz-info@pohl-boskamp.de an uns wenden.


Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

G. Pohl-Boskamp GmbH & Co. KG 
Datenschutzbeauftragter
Kieler Straße 11
25551 Hohenlockstedt
E-Mail: datenschutz-info@pohl-boskamp.de

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Nach Art. 77 DSGVO haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes oder die Aufsichtsbehörde am Sitz der verantwortlichen Stelle wenden.


Stand der Datenschutzhinweise: August 2026
Änderungen und Aktualisierungen dieser Datenschutzhinweise behalten wir uns vor.